Грузоперевозки

Основной формат для деловых писем

Основной Формат для Деловых писем. Деловые письма должны все придерживаться определенной, простой схемы. Этот формат, часто называемый "блоком", поставляет всю необходимую информацию в Вашем письме в быстром, scanable формат, гарантируя, что минимальное время проведено, имея дело с корреспонденцией. В то время как появление делового письма может измениться немного, установите...
Основной формат для деловых писем

Форматирование

Лево-выровняйте свой документ. Всюду по письму используйте 1-дюймовые края, все вокруг, и во всем количестве начинают Ваше письмо о первой линии. Заставьте свой документ использовать единственный интервал между параграфами, или регулировать напечатанные места линии как упомянуто ниже соответственно. Используйте Времена Новый римлянин или подобный шрифт для самого профессионального появления.

Голова

Поместите свой адрес наверху, приблизительно 2 дюйма от начала страницы. (Вы можете уехать, это выходит, если Вы используете формальный фирменный бланк, который включает Вашу информацию об адресации наверху или основание.) Печатают всю информацию об адресации в клеточном виде, как показано ниже:

Набор Joe Schmoe ABC Company 210 1313 почтовый ящик Мокингбирд-Лейн 221 Альбукерке, Нью-Мексико 81818-3312

Хит "вступает" три раза, таким образом, Вы оставляете две пустых строки ниже адреса и печатаете дату, письмо было закончено: 21 июля 2012.

Хит "вступает" три раза и печатает информацию об адресации Вашего sendee, отформатированного в той же самой манере. Хит "вступает" три раза снова.

Если Вы имеете справочную линию, перечисляете ее здесь, и "вступаете" три раза. Например: "Ссылка: Счет #2213885, Коллекции."

Напечатайте свой привет (например, "Уважаемый г-н Кокрейн:"), тогда "вступают" дважды. Только именуйте кого-то как "Г-на" или "г-жу", если Вы знаете их пол наверняка; иначе, используйте их первые и последние имена или различное название, такие как "Доктор" или "профессор."

Тело

В теле Вашего письма детализируйте свою проблему, давая определенную информацию для того, чтобы идентифицировать это в первом параграфе и подробно остановиться на проблеме в последующих параграфах. В последнем параграфе благодарите человека, которому Вы пишете и включаете свой номер телефона или адрес электронной почты для быстрых, простых ответов. Не заказывайте параграфы; вместо этого, отделите каждый параграф полной пустой строкой. В конце Вашего тела хит "вступает" три раза.

Завершение

Напечатайте "Искренне" для закрытия Вашего письма. Вы можете также использовать закрытия как "Спасибо" или "С уважением"; надлежащее закрытие зависит от ситуации, но "Искренне" работает в почти любой ситуации. Если Вы использовали двоеточие в конце своего привета, используйте запятую в конце этого закрытия; иначе, не используйте пунктуацию.

После закрытия оставьте три или четыре пустых линии, затем введите имя человека, подписывающего письмо. Подпишите письмо в этом чистом пятне.

После Завершения

Если Вы посылаете копии своего письма другим людям, переместите две или три линии ниже строки для подписи и типа "cc:" тогда счет однажды и вводит имя. Если есть несколько человек, получающих копии, напечатайте их здесь в форме списка, один за линию, tabbing перед каждым именем так, чтобы они были союзник друг с другом.

Если Вы прилагаете что-то к своему письму, спускаете две или три линии и печатаете слово "Enclosure", или "Вложения", если Вы посылаете больше чем один дополнительный пункт. Вы можете также напечатать число вложений в круглых скобках после слова: "Вложения (5)". Перечислите сложные вложения по имени, особенно когда они не упомянуты в теле. Для распечатки многократного вложения используйте ту же самую заявку, разрабатывают Вас используемый выше, чтобы перечислить cc: получатели.

Если Вы не печатали письмо самостоятельно, спускаете две или три линии и печатаете Ваши инициалы в заглавных буквах, то разрез, то инициалы машинистки в строчных буквах: "JSS/gf". Это - дополнительный шаг, ненужный, если Вы не обеспокоены тем, кто напечатал письмо.

Если Вы ожидаете ответ некоторого вида от получателя, спускаете две или три линии и печатаете "ПРОСЬБУ ОТВЕТИТЬ". Приложите открытку ПРОСЬБЫ ОТВЕТИТЬ в этом случае также, или дайте номер телефона или адрес электронной почты, чтобы ответить на: "ПРОСЬБА ОТВЕТИТЬ (электронная почта jschmo@generic.net)."