Грузоперевозки

Как управлять документами эффективнее

Как Управлять Документами Эффективнее. Успех бизнеса зависит от того, как гладко операции бегут так, чтобы у клиентов мог быть положительный опыт. Гладкая операция зависит от организационных систем, которые все служащие понимают и следуют. Ключ - контроль за документом и гарантируя, что только действующие документы используются и устаревшие...

1

Создайте уникальный кодекс идентификации для каждого документа Ваше использование компании. Кодекс должен использоваться на всех документах и помещен как нижняя сноска на более низком, оставленном страницы. Кодекс должен, по крайней мере, включать сокращенное описание того, что это и дата, это вступило в силу. Ведомственный кодекс мог также быть добавлен.

Примеры: SLS-WPL070109 = оптовый прейскурант отдела продаж, эффективный 1 июля 2009 PCH-AVL020109 = одобренный список продавца покупательного отдела, эффективный 1 февраля 2009 ЧАС-EHB100108 = руководство служащего отдела человеческих ресурсов, эффективное 1 октября 2008 ACC-CP070108 = кредитные политики бухгалтерского отдела, эффективные 1 июля 2008 ИНЖЕНЕР-PSXXX121507 = технические характеристики изделия технического отдела для xxx (вводят код для определенного продукта), эффективный 15 декабря 2007.

2

Назначьте, чтобы документ управлял администратором, который ответит за обновление документов, удостоверяясь, что кодовая нижняя сноска даты изменена, новые документы распределенные и устаревшие документы, надежно заархивированные. Попросите, чтобы администратор создал крупноформатную таблицу, которая перечисляет все действующие документы в колонке 1 номером кода. Колонка 2 перечисляет полное описание. Колонка 3 перечисляет дату вступления в силу. Колонка 4 перечисляет дату obsoleted. После обновления новый ряд вставлен и текущий кодекс, и информация перечислена.

Попросите, чтобы администратор создал два файла печатного экземпляра, которые отражают "Действующие документы" и "Устаревшие Документы." Необходимо держать один набор устаревших документов в справочных целях. Когда распределение обновило документы надлежащим отделам, важно, что устаревшие документы восстановлены от всех служащих. Все кроме одного набора obsoletes разрушены. ВАЖНЫЙ: Только администратор контроля за документом имеет доступ к устаревшим документам и должен создать последующую поисковую систему, если служащий запрашивает доступ в справочных целях.

Попросите, чтобы документ управлял администратором, чтобы сделать картотеку с "Действующими документами" доступной для всех служащих и советовать служащим, где это может быть найдено.

3

Проведите встречу со всеми начальниками отдела и удостоверьтесь, что они понимают, что запросы обновления документа должны быть разбиты администратору контроля за документом для того, чтобы обращаться. Кроме того, сделайте начальников отдела ответственными за обеспечение, что их служащие часто проверяют файл действующего документа и держат их поток переплетов. Удостоверьтесь, что администратор контроля за документом понимает, что запросы обновления должны быть обработаны быстро.