Грузоперевозки

Как создать эффективную повестку дня встречи

Как Создать Эффективную Повестку дня Встречи. Есть несколько веб-сайтов и должностей, у которых есть информация о том, как установить повестку дня для встречи. Однако, так много встреч могут быть быстро огромным количеством использования времени в занятом графике работ, гарантируя, что встречи, которыми управляют вовремя и, затрагивают все необходимые темы, критическая задача. Исследование предполагает что...

Как создать эффективную повестку дня встречи 1

Какова цель встречи? Действительно ли это - еженедельная встреча или проектная встреча? Они - некоторые ключевые вопросы, которые должны быть обращены в повестке дня в начале встречи. Повестка дня должна быть развита вокруг ключевой цели встречи. Если это еженедельная офисная встреча, то несколько к - do's, объявления, и еженедельные деловые темы будут обращены. Еженедельные встречи вообще менее формальны, и повестка дня может быть большим количеством терять, открытым форматом. Однако, Проектные встречи должны были более структурировать встречи с временами набора для каждого пункта повестки дня, кто представит, и ключевые пункты для обсуждения.

2

Что запланированный встречает дату? Согласитесь с датой и местоположением встречи. Назначьте дату достаточно хорошо заранее, чтобы гарантировать, что участники в состоянии наметить встречу и план соответственно. Вы также хотите советовать предъявителям заранее, чтобы подготовить представление. Как только Вы назначаете дату, придерживаетесь ее. Если Вы произведете изменения в дате, то цель встречи потеряет кредитоспособность.

3

Каково запланированное начало и время окончания для встречи? Назначенное время начала и время окончания, и придерживается этого! Наблюдайте рядом, и контролируйте поток встречи. Я участвовал в 30-минутных встречах, которые достигали часов работы. Я также участвовал в сессиях 4 часа длиной, на которых ничто не было достигнуто. Помните, что у участников есть обязанности за пределами встречи, так, если Вы планируете, время, чтобы закончиться придерживаются этого.

4

Каковы Ваши пункты повестки дня для этой встречи? Определите свои пункты повестки дня заранее. Будьте введены от предъявителей, колледжей, членов команды, и участников встреч. Повестки дня часто сначала начинаются, смотря на примечания от предыдущих встреч. Запланируйте список пунктов, которые будут покрыты, и надейтесь устранять пункты, которые могут быть обращены вне встречи или иметь небольшое отношение ко всей группе. Кроме того, если у Вашей встречи будут некоторое обсуждение или "мозговая атака", запланировать это в Вашей повестке дня. Мозговые штурмы могут быть трудоёмкими, и Вы не хотите пропускать критические пункты, потому что дискуссионное заседание бежало слишком долго.

5

Сколько времени будет ассигновано каждому пункту повестки дня? Это - другая критическая точка. Если встреча, как намечают, продлится один час, она должна закончиться через один час. Пунктам повестки дня нужно назначить срок, и эти пределы должны быть проведены в жизнь. Время от времени может быть необходимо расширить предопределенные сроки. Однако, это должно быть исключением, а не правилом. Снова, Вы будете удивлены, сколько может быть сжато в несколько минут, когда срок наложен.

6

Кто будет назначен в качестве лидера (или предъявитель) для каждого пункта повестки дня? Назначьте пункты повестки дня членам команды для представления. Это поможет людям взять собственность, и стать более вовлеченными. Это также помогает построить хорошую связь с Вашей командой, поскольку участники возьмут собственность, если они рассмотрят это как "свою" встречу. В прошлом я иногда проводил 2-3 часа, готовясь в течение 1 часа встречи. Распространите работу, и уполномочьте членов команды быть ответственными за ключевое содержание.

7

Какова цель для каждого пункта повестки дня (чтобы обсудить, решить или поделиться информацией)? Идентифицируйте определенные ожидания пунктов повестки дня. Вы делаете объявления, или Вы нуждаетесь в принятых решениях? Создайте цели для своей повестки дня, и надейтесь достигать целей, поскольку пункты обсуждения закончены.

8

Распределите свою повестку дня заранее! Отошлите свою повестку дня и попросите, чтобы участники рассмотрели ее перед встречей. Это позволит им готовить некоторые мысли к пунктам повестки дня. Участники могут также отметить мысли пунктами обсуждений, и они согласятся, кого представляет что. Печатные повестки дня также позволяют участникам считать себя ответственными перед временем встречи, которая гарантирует производительность.