Грузоперевозки

Как составить профессиональную деловую электронную почту

Как Составить Профессиональную Деловую электронную почту. Электронная почта стала привилегированным методом проведения делового общения для многих профессионалов из-за его удобства и скорости. Это позволило фирмам расширять свои списки клиента вне ограниченных районов с корреспонденцией без шва. Однако, потому что электронная почта настолько быстра, чтобы использовать, это легко к...

1

Обратитесь к своему получателю по имени в Вашем привете. Хотя может быть удобно разобраться к Вашему содержанию сообщения, не пропускайте тот же самый личный адрес, который Вы использовали бы с традиционным письмом. Обращаетесь ли Вы к своему контакту именем или фамилией и с использованием названия как Г-н, Г-жу или г-жу продиктуют Ваши дружественные отношения с получателем. Однако, олицетворение Вашего сообщения указывает на Ваш уровень интереса в ведении дела с тем человеком.

2

Всегда включайте предмет в свое сообщение, и сделайте его настолько определенным насколько возможно. Предметы облегчают для Вашего получателя находить Вашу корреспонденцию позднее. Они также уменьшают вероятность, что Ваше сообщение будет поймано в ловушку в фильтре спама. Если Ваш получатель не знаком с Вашим адресом электронной почты, включайте свое имя или свое название компании в предмете, чтобы идентифицировать Ваше сообщение.

3

Напишите в полных предложениях. Их намного легче прочитать и постигать чем части предложения. Глубокомысленно составленные предложения уменьшают потребность в предположениях и показывают Вашему получателю, что Вы не торопились, чтобы гарантировать, что Ваше сообщение было передано ясно.

4

Будьте кратки. Из-за числа электронных писем большинство профессионалов получает каждый день, краткость важна в эффективном деловом общении. Более длинные сообщения имеют тенденцию быть просмотренными, а не прочитанными тщательно. Избегите чрезмерных введений и шуток. Быстро сделайте свои пункты, задайте свои вопросы или заявите свои потребности.

5

Избегите чрезмерно знакомого выражения, синтаксиса обмена текстовыми сообщениями и смайликов. Одна из самых больших ошибок, которые Вы можете сделать в профессиональной почтовой корреспонденции, использует стиль письма, которое должно быть сохранено для личных сообщений, форумов и социальных сетей онлайн. Хотя эти формы выражения могут быть приемлемыми для некоторых межстанционных сообщений и коммуникации с самыми знакомыми деловыми контактами, у сокращений и комбинаций ключа эмоции вообще нет никакого места в профессиональных электронных письмах.

6

Обратите особое внимание на то, как Вы ясно формулируете свое сообщение, обращаясь к щекотливым темам. Поскольку электронная почта - строго письменная форма общения, нюансы как тон голоса и интонации не выражены. Это может представить специальный интерес, когда Ваше сообщение вовлекает разрешение конфликтов, оценивая ошибки или имея дело с проблемами качества выполнения работы. Идеально, эти проблемы лучше всего обращены лично или в телефонном звонке. Однако, если электронная почта должна использоваться, проявите специальную заботу, чтобы ясно сформулировать Ваши проблемы очень определенно без выражающего бранного слова. В адресации к любым отрицательным проблемам это - также хорошая идея начаться и закончиться более положительными заявлениями. Вместо того, чтобы исчерпать потенциальное повреждение отвечают на отрицательное электронное письмо, составляют это и сохраняют как проект. Дайте себе несколько часов, чтобы рассмотреть это со свежей перспективой прежде, чем фактически совершение нападки "Пошлет".

7

Избегите писать заглавными буквами и использовать слишком много восклицательных знаков. Эти формы печатания переводят как вопящий в сфере переписки по электронной почте. Они также делают Ваше сообщение намного тяжелее, чтобы читать быстро начиная с большинства из нас, обусловлены, чтобы прочитать большие тела текста лучше всего в заглавном и строчном типе.

8

Используйте CCs экономно. Удостоверьтесь получатели, которые являются CC'd с Вашим сообщением, существенные участники коммуникации. Если Вы чувствуете, что другие должны быть поддержаны в ряд Вашей корреспонденции, рассмотреть использование Вашего почтового программного обеспечения, до н.э показывают, чтобы послать сообщение, которое будет слепым основному получателю. Никогда не обращайтесь к отрицательным проблемам или проблемам в электронном письме CC. Те проблемы должны быть обращены индивидуально. Однако, отвечая на сообщения, которые были CC'd, убедиться, что использовали Ваш "Ответ на Всю" особенность так, чтобы коммуникация осталась ясной между всеми сторонами.

9

Проверьте орфографию и корректируйте перед посылкой. Заставьте свое почтовое предпочтение программного обеспечения проверять орфографию, поскольку Вы печатаете так, чтобы Вы могли немедленно исправить неправильные написания. Кроме того, убедитесь, чтобы фактически прочитать свое электронное письмо прежде, чем Вы посылаете это, чтобы удостовериться, что его грамматика и синтаксис правильны.

10

Используйте стандартную подпись с каждой электронной почтой. В дополнение к тому, "чтобы ставить" Вашу подпись, настроенную почтовая подпись, которая будет использоваться на каждой электронной почте, которая включает Ваше имя, название и компанию. Также удостоверьтесь, что это включает всю Вашу контактную информацию, Ваш адрес электронной почты и Ваш адрес веб-сайта. Это добавляет законность к Вашему сообщению и гарантирует, что Ваши получатели всегда будут в состоянии связаться с Вами, даже если это не будет по электронной почте.