Грузоперевозки

Как провести встречу планирования проекта

Как Провести Встречу Планирования проекта. То, чтобы забыть должным образом управлять Вашей встречей планирования проекта может привести к недоразумению, неэффективности и расстроенным участникам. Используйте правильные методы, и Вы обеспечите эффективный форум для того, чтобы он запланировал так же как положительный опыт.

Быть Подготовленным

1

Наметьте встречу, когда ключевые заинтересованные лица могут следить. Это включает проектного спонсора или чемпиона, менеджера проектов и любого, чей входной или одобрение необходим для решений, которые будут сделаны на встрече.

2

Создайте и распределите повестку дня перед встречей. Ваша повестка дня должна обстоятельно объяснить цель встречи, ожидаемых результатов и время, выделенное для каждой части встречи. Включайте то, что уже известно о цели проекта, бюджете, графике времени и ролях. Используйте свою первую встречу, чтобы получить ясность на области проекта и ролях также.

3

Установите роли для встречи и назначьте участникам на те роли. Помощник гарантирует, что обсуждение остается на теме и что у всех участников есть голос. Хронометрист сохраняет группу на расписании установленной повесткой дня, и берущий примечания отслеживает принятые решения и важные предметы обсуждения.

4

Запланируйте заранее, чтобы иметь все инструменты, в которых Вы будете нуждаться легко доступный во встречающемся местоположении. Вы будете, вероятно, хотеть использовать доску, и сухой - стирают маркеры или большую белую подушку и регулярные маркеры. Если Вы делаете упражнения мозговой атаки, принесите маленькие липкие подушки и ручки для участников. Проектор и ноутбук необходимы для того, чтобы показать представления PowerPoint и подобные показы.

Проведите Свою Встречу

5

Начните встречу, напоминая участникам повестки дня и ролей и установите правила обязательства. Как минимум группа должна согласиться быть почтительной мнений других и минимизировать отвлечения, такие как беседы стороны и сотовые телефоны.

6

Следуйте за повесткой дня и движением, как только решение было принято. Если дополнительная информация необходима прежде, чем решение может быть принято, назначить деловой вопрос соответствующему человеку и разъяснять, когда и как они должны отчитаться.

7

Прежде, чем закончить встречу, суммируйте ключевые решения и деловые вопросы. Наметьте следующую встречу и, по мере возможности, договоритесь о целях для следующей встречи.

8

После встречи быстро распределите встречающиеся примечания участникам и другим заинтересованным лицам и напомните каждому из их деловых вопросов и числа истечения срока.